出演者、スタッフの方、そして各地で応援してくださっていた皆様、お疲れ様でした〜♪ ということで、事務局から第５回ＳＷＥＥＴ ＣＯＮＣＥＲＴのＯＢ会活動について報告させていただきます。
きっかけはＴ君（１４年卒）から届いた一通のメールでした。
『お客様からスタッフとわかるように、目印をつけたほうがいい。お客様も声をかけにくいし、スタッフも指示を聞いてもらいにくい…』
うん、確かにそうだ!! ということで、早速事務局長の松岡さんに相談したところ、顧問の先生の了承も必要とのこと。 杉山先生の返信はもちろんＯＫだったので、取り合えずＨＰで発表しました。「何で今までなかったのかが不思議なくらい。中学校に【岡山操山中学・高校】というネームプレートがあるので５０個ほどなら借りることもできるよ。」とも教えていただいていたので、自分たちで準備するとなると予算も時間もかかるし…と思い、一時はお願いしていました。
しかし、『やはりこの機会に今後もずっと使えるモノを準備した方がいいのではないか。』
とのご意見をいただき、思い切ってＯＢ会スタッフ専用のネームを作ることになりました。 作業を進めるにあたり、多くの方に協力いただきました。デザインの試作、フォルダの形（吊り下げ型・クリップ）、購入先など、すべてにおいてこのＨＰ上で意見交換をしながら完成に近づいていきました。配色についての相談もＫさん（１４年卒）によくもちかけました。ちなみにＫさんは、カラーコーディネーターのお勉強をされているので、かなり専門的な資料などを送っていただきとても感激しました! 専用ページにて作業の様子を公開していたので、多くのみなさんに見守られながら進めることができた思います。 今回スタッフの方は初着用ということでしたが、いかがでしたか? スタッフとして意識も高まり、スムーズな運営にもつながったのではないかと思います。
県外から帰ってきて聴きに行きたいと思っている方も含め、事前に購入できない方から、チケット購入方法についての問い合わせが何件かありました。実は２年前、満席となったために当日券の販売も中止となったのですが、そのような事態になっても対応できるように、事前に事務局を通じてチケット予約ができるようにしました。 今回は利用者は少なめでしたが、次回からも続けたいと思っています。
今まではすべてのＯＢ会会員の方に同じ文面でご案内メールをお届けしていました。しかし実際のところ返信が少ない…（涙） 今回はスタッフでしたが、年２回のＯＢ会も残念ながら同じです。参加でも不参加でも返信をいただきたい!
その原因について考えてみました。 ①その時にはまだ予定がわからないため、後でと思っていたら結局忘れてしまった ②事務局って何?事務局長って誰??よくわからないからほっとこう （←大変失礼な話で申し訳ないです。あくまでも予想です。） ③どうせ欠席だし、私一人くらい欠席の連絡しなくてもいいよね〜
①についてはどうしようもありません。事務局が努力できるとすれば②ではないかと思いました。 もちろん、県外などの事情で一度もＯＢ会に参加できず、事務局についても事務局長の松岡さんもご存知ない方もいらっしゃるかと思います。 でも、私以降の３年間くらいは株丹さんの名前を覚えてくれているのではないだろうか…?? そんな勝手な期待から、１４年卒以降のＯＢに対しては私の名前も入れて、文章も簡単な形に変えてご案内しました。 その結果かどうかはわかりませんが、多くの方から返信があり、細かい時間などの相談についても多く寄せられました。 テスト期間中の方もいらっしゃいましたが、“１２：３０から”や“落ち着いたら帰りたい”にも対応することができ、 もっとも多いスタッフ数で演奏会をサポートすることができました。
昨年までは、集合時にスタッフ分担表が配布され、担当別に経験者の方から簡単な説明があり、持ち場に就くといった流れでした。 しかしこれでは、特に初めての方は仕事内容も把握できていないため、慣れない仕事に緊張してしまい、お客様にもご迷惑をかけてしまう場面がでてくるのではないか、といったことが考えられます。 今回は、事前に割り振りを決め、当日までには個別に確認メールを送る。そして、仕事内容についても、ＨＰ上で各自確認した上で参加していただければと思いました。 でも、早速問題発生…。すべての係の仕事内容を把握できていません。 そこでＨＰ上の“何でも書き込み掲示板”にて経験者の方たちから情報をいただき、それをまとめる程度のものですが一応配布できるようにまとめました。 マニュアルとしてまとめる作業をすることで、いまいちはっきりしていなかったために、毎回同じ部分で対応に困っていたり、 同じ係内でも意識やスタッフ業の把握に差があったことなどがわかってきました。 責任者さんを中心に反省や感想などをまとめていただきましたが、このようにどんどんデータを蓄積し、次回に生かしていくことで、 より良いＯＢ会ＳＷＥＥＴスタッフに成長していくことができるのではないかと思います。
改めまして、皆様お疲れ様でした。
今回はＳＷＥＥＴスタッフとしての活動だったのですが、毎年スタッフが集まらないという問題に悩まされています。 今年はどうなることやら、と皆さんからの登録返信を毎日楽しみにしていました。と同時に、なぜ集まりにくいのかと考えました。 毎年ＳＷＥＥＴの頃は大学生は後期試験の真っ只中、終わっている人たちも県外組が春休みとして帰ってくるにはちょっと早いし…という中途半端な時期です。もちろん社会人の方は土曜日ということで、お仕事があったりとお忙しいと思います。 でも、それにしては少ないのではないかな…なんて思ってしまうわけです。
毎年１７００人近くのお客様に予定を合わせて聴きに来ていただき、とっても楽しんでもらえている演奏会。 １４年卒以降の人は、きっと忘れられない思い出になっていると思います。 同じ舞台を「先輩たちに負けまい!!」と後輩たちが頑張ってつくっているのに、サポートできるＯＢがなんで少ないんだろうと…。
そして、全国にいらっしゃるＯＢの方に向けて事務局ができることは、ただスタッフ募集のご案内を送るだけなのかなと思いました。
今回よくご覧いただいている方はおわかりだと思いますが、一番大切にした部分は、全国何処にいても、一度もＯＢ会に参加したことがなくても、事務局が何を考え、どのような計画を立てているのか、どんな活動をしているのか等がきちんとＨＰ上でわかるように進めていきたいということでした。 どれだけお伝えできたかはわかりませんが、少なくとも写真もなかった昨年よりは確実に成長できていると思います。（苦笑）
実はＳＷＥＥＴ前日（ちょうどリハーサルの前くらいでしたが）、携帯にとても嬉しいメールが届きました。 今は県外にいる友達で、都合がつかずＯＢ会活動にも参加できないけど、蔭ながら応援してくれており、ＨＰも頻繁に見てくれているとのこと。
「いつもお疲れ様☆またどんな演奏会だったか載せてもらえるとうれしいな。」
このメールを読んで、私の中では“ＳＷＥＥＴ大成功!!”と思ってしまうくらい嬉しいメッセージでした。 うまく言い表すことができませんが…ＨＰを通して作業を進めていくことの大切さを実感したのです。
このＨＰの管理については皆さんご存知のように三浦克介さんに大変お世話になっていますが、 岡山にいる私が取り合えず書き込み、大阪にいる三浦さんが見やすいように整理してくれる…実はそんな作業が行われています。 そんな部分からも、操山ブラスでよかったなぁと感じます。
ご覧になっている皆さんは、いかがでしょうか。 このＨＰを通じて、少しずつ、より多くの方にＯＢ会活動を知り、理解してもらえたらと思っています。 年２回のＯＢ会に参加することだけではない、新しい形の活動ができれば、もっとファミリー度もアップするでしょうね♪ 是非、感想やご意見などをinfo@sozanbrass.comまで寄せていただければと思います。
今回打ち上げ幹事をさせていただきましたＨ１５卒赤澤です。・・・