打ち合わせスタート

OB会として準備・あるいは参加スタッフに周知すべき事項など、気がついた人からの書き込みや、確認・一覧ができるページを作ります。事務局以外にもスタッフ経験者の方から、過去の反省など書き込みが頂けるとありがたいです。何より確実な記録として今後も蓄積していけますから、来年以降の準備にもきっと役立つハズです。

何でも書き込み掲示板

まずは、気がついたことを、誰でも何でも書き込んでください。

  • 昨年、スナップ写真が無く、Web上で雰囲気を伝えることができず、残念に思いました。人手があれば、リハーサルや裏方さんの様子など、写真をとっておいてもらえると良いと思います。 -- 三浦克介
    • 役割分担で撮影係を置くことは人数的にどうしても無理でしょうか?他の仕事をしながら撮影までこなすのは意外に大変です。去年しようとしてできませんでした。--吉見一成
  • 松岡事務局長が送ってくれた、昨年のSWEETの反省点をまとめた添付ファイルを添付します。MS-Excelです。 filesweet2004-hannsei.xls -- 三浦克介
  • スタッフ一覧を見ると、足りないにしろ昨年よりも少し多く集まっているように思います。撮影係を置くことも可能だと思います。せっかくだし、始まる前にでもスタッフの集合写真を撮りたいです☆ -- 株丹智恵子?
  • 昨年の反省にもあったように、今までは当日集まった時点で役割分担を発表し、リーダーが役割ごとに集めて仕事の説明をしていました。しかし、どうしてもバタバタしてしまうし、慣れない仕事や指示の不徹底などで、スタッフ(特に初めての方)に負担となったり、お客様にも迷惑をかけてしまう可能性があると思います。少しでも改善するためには、前日までに役割・分担を決定してそれぞれに連絡しておいた方がいいのではないでしょうか。 -- 株丹智恵子?
  • 「事務局打ち合わせ」だと、事務局以外の人は書き込みをしてはいけないような気がするので、「スタッフ打合せ」にページ名を変更しました。 -- 三浦克介
  • そろそろ打ち上げについても考えた方がよいのではないでしょうか。・・・と思い、勝手に後輩と相談してみました。今回の人数は20前後ということで、前回よりもお店を選ぶこともできるようです。OB会程度の予算(3000前後)で、貸切・お座敷、そのほかにも何か留意する点はありますか?何かご意見などありましたら、是非教えてください。ちなみに、今のところは『ハートランド』(どっちかというと、若者向け?)『べんがらてい』(年配の方まで対応??)などが候補として挙がっています。 -- 株丹智恵子?
  • 昨日の続きですが、打ち上げ候補の「ハートランド」は予約のため、貸切できないとのことでした。今後は幹事の赤澤さんを中心に検討し、お知らせする予定です。 -- 株丹智恵子?
  • スタッフの仕事内容についてですが、それぞれの係の動きなどについて、どこまで係スタッフ全員が把握しているのかよくわかりません。毎年入れ替わるので、なかなか徹底しにくいのではないでしょうか。また、各係についてのマニュアルのようなものはあるのですか?昨年は、スタッフ分担表のみの配布で、あとはリーダーの方から口頭で説明があったように思うのですが。教えてください。松岡さんの「昨年の反省点のまとめ」のようなものを、係リーダーの方にも協力してもらってまとめ、今後に生かしていったほうがいいと思います。 -- 株丹智恵子?
  • 会場警備経験者です。会場警備係は、大きく『会場外』と『会場内』に担当が分かれます。『会場外』では、開場前の早い時間から、会場周辺にお客様が集まり始めますので、周辺の通行等に支障がないよう、お客様を誘導し整列して頂きます。例年シンフォニーホールの長い階段にも、長蛇の列ができますので、連鎖的転倒(ドミノ倒し)などの事故発生が最も恐いですね。事故を未然に防ぐために、「押さないでください」とか「ゆっくりお進みください」等、声を出して注意を促すことは必要。『会場内』でも基本は同じで、事故につながりそうな状況が発生してないか、常に周囲に目を配ることが重要だと思います。二階席・三階席の手摺りにモノを置くお客様が多数いらっしゃいますが、落下して下の階のお客様に直撃!、なんて考えただけでゾッとします。見つけたら、すぐにそこまで行って注意します(但し物言いは丁重に)。遅れて会場に入られたお客様が席を探していることもありますので、すばやく空いている席をご案内することも仕事のうちです。思いつくまま書き連ねましたが、要は、常に会場内に注意深く目を配ることと、何かあれば速やかに体を動かして対処することだろうと思います。演奏中やむを得ず対応すべき事案であれば、出来るだけお客様の鑑賞の邪魔にならないよう、物音を立てない等の配慮も必要です。 -- 吉見一成
  • 吉見さん、ありがとうございます。早速今年から参考にさせていただきたいと思います。会場警備係は昨年まで内4人・外4人体制でしたが、人数的にはいかかでしたか?もう少し多い方が良かったりしませんでしたか?特に外の方は、範囲がとても広いような気がしますが…。会場警備係の経験者の方からのご意見をお待ちしています。 -- 株丹智恵子?
  • 会場外の方は、列をどこへ向けてどのように作るか(例えば螺旋階段を下りた後に商店街方面に伸びるのか、反対側の螺旋階段を上るのか、など)、それが決まっていたらちょっと増えるか現状維持で大丈夫な気がします、たぶん・・・。まだ1回しか参加していない身なのでそれは違うぞ!という意見があったらお願いします。 -- 上田俊幸
  • 昨年、花束受付担当でした。花束受付が込み合うと、開演時間に間に合わない方が出てきます。開演5分前くらいには、受付で並んでいる方にそのことを伝え、休憩時間に来ていただくよう案内したほうがいいとおもいます。あと、筆記用具は、お客様用と、受付スタッフ用と、意外とたくさん必要です。 -- 安原幸子?
  • すみません、続きです。ごみもたくさん出るので、ゴミ袋があると助かりますが、そんなことはたいしたことではないですね。そのほかは、杉山先生にお伝えしたので大丈夫でしょう。当日は仕事のため手伝えないことが本当に無念ですが、応援しています。 -- 安原幸子?
  • 上田君、安原さん、ありがとうございます。今回は嬉しいことに昨年よりもスタッフ人数が増えているので、花束係を増強しております。昨年の経験者が高山さんしかいないので、お客様に迷惑がかからないよう事前の準備をしっかりとしていきたいと思いました。皆様のご意見などを参考に、簡単なマニュアルの作成も間に合えばと思っています。 -- 株丹智恵子?
  • 先に掲示板にも書き込みましたが、マニュアル(といっても皆様の意見をまとめた程度のもの)につきましては、当日配布になりそうです。本来ならば事前にHPにも掲載すべきだと思いますが、申し訳ありません。また、各係の責任者さんを中心に、今回の反省や今後に役立ちそうな情報を残していけるようにしたいと思っています。引き続き、係の仕事内容や全体的に気づいた点、また初めての方でわからないことなどあればどんどん書き込んでくださいね。 -- 株丹智恵子?
  • 係分担表で発表した後での報告となってしまいましたが、HP上でもスタッフの動きや雰囲気などをお伝えできるように、「記録係」をもうけました。初めてのお仕事ですが、吉見さんが快く引き受けてくださいました。ありがとうございます!!前日リハから密着リポート(!?)してくださるとのことですので、皆さん楽しみにしててくださいね☆ -- 株丹智恵子?


事務局は上の書き込みを整理検討し、必要確認事項を一覧にしていきます。

事務局準備・確認事項

前日までに準備すべきこと

  • スタッフ分担表の作成と周知
  • スタッフ名札の作成
  • スタッフマニュアル作成(当日配布予定)

当日

参考情報


添付ファイル: filesweet2004-hannsei.xls 972件 [詳細]

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Last-modified: 2017-06-11 (日) 02:52:44 (800d)